ISO9001 Uruguay Asesoramiento | Registro de tareas para análisis de procesos
Consultoría en gestión ISO9001:2015, prepare su empresa para el futuro con un sistema de gestión y procesos de calidad.
ISO9001, certificacion, capacitacion, certificado ISO9001, ISO9001:2015, certifcar en ISO, latu, LSQA, UNIT
385
post-template-default,single,single-post,postid-385,single-format-standard,qode-quick-links-1.0,ajax_fade,page_not_loaded,,qode-title-hidden,qode_grid_1300,footer_responsive_adv,hide_top_bar_on_mobile_header,qode-child-theme-ver-1.0.0,qode-theme-ver-11.2,qode-theme-bridge,wpb-js-composer js-comp-ver-5.2.1,vc_responsive

Registro de tareas para análisis de procesos

¿En qué se gasta el 80% del tiempo del personal? ¿Es tiempo bien utilizado con procesos eficientes (avanzan rápido) y efectivos (con resultados confiables) ?

Para saber esto es vital el uso del registro de tareas, en bloques de horas para cada empleado. Luego de un mes de trabajo se tiene un panorama completo de las tareas que realiza la organización. No solo vamos a poder medir las tareas que ya conocemos, si no descubrir tareas duplicadas o que no sabíamos se realizan por problemas internos de eficacia.

Es común que un área supla información deficiente que requiere de otra área duplicando tareas en forma ineficiente.

Un primer paso hacia el registro de tareas es identificar en un calendario mensual todas los hitos en conjunto con el personal del área, marcando con un color las tareas recurrentes (facturar, liquidar impuestos, pago a proveedores) y en otro las tareas excepcionales de mes (presentacion de informe anual, visita de cliente importante). Es recomendable trabajar con un calendario compartido en linea, ejemplo de plantilla en Google Drive donde todos pueden colaborar, ver link.

Una vez identificados y acordados todos los eventos criticos del mes debemos pasar al registro metódico, diario y sin expceciones de todas las horas trabajadas. No es necesario detalle menor a una hora, podemos ignorar tareas que sean de menos de 15 minutos.

Para el registro de tareas podemos usar una planilla de hoja de cálculo en Drive con una hoja por persona, eso si, respetando un formato pre establecido, por ejemplo:

  • Columna A: Fecha (con validacion de datos)
  • Columna B: Nombre (con valores predefinidos)
  • Columna C: Cantidad de horas (validacion de numeros)
  • Columna D: Hito al que corresponde (con valores predefinidos)
  • Columna E: Comentarios relevantes

O bien utilizar un sistema un poco más sofisticado como Redbooth o Asana.

Con la información obtenida del registro procedemos a analizar la misma por tarea y por persona para identificar en que se utiliza el tiempo del equipo, si realmente se hace en los hitos acordados o en tareas duplicadas.

En la siguiente entrada del Blog veremos ejemplos de como analizar las tareas realizadas en una hoja de calculo.